Saiba quando e como implementar um sistema ERP

Saiba quando e como implementar um sistema ERP

O ano está começando e muitas empresas aproveitam este momento para revisar suas decisões e determinar o que precisa ser mudado no novo ciclo, em prol da eficiência da organização. O momento certo para considerar a adoção de um sistema ERP pode ser agora, e detectar os sinais disso exige entender alguns sintomas do negócio.

Saiba identificar a oportunidade de investir num bom software de gestão e entenda melhor os benefícios dessa escolha.

Quando implementar um sistema ERP?

A hora certa de considerar a implementação de ERP é antes que seja tarde demais. Pode parecer óbvio, mas alguns indícios apontam quando passou da hora de investir no recurso.

  • Equipes sobrecarregadas
  • Incapacidade de processar novos pedidos em tempo hábil
  • Desconhecimento do fluxo de caixa atual
  • Aumento dos índices de erro, em vendas ou remessas
  • Mais encomendas atrasadas que o normal, devido a problemas com inventário

Problemas como esses podem significar desafios para o empreendimento. A incapacidade de crescer, relacionamentos fragilizados com o consumidor e o risco de perda de clientes são apenas alguns deles.

O que é ERP e quais seus benefícios?

Enterprise Resource Planning, ou ERP pode evitar esses transtornos. Traduzido livremente, o acrônimo significa Planejamento de Recursos Empresariais. Software ERP é desenvolvido levando em consideração as necessidades específicas de uma organização, integrando soluções contábeis, gestão de inventário, vendas, serviços e ferramentas para gerenciar o relacionamento com o cliente (ou CRM).

Sistemas ERP são caracterizados pelo compartilhamento de um banco de dados, que unifica o acesso aos dados do negócio. Esses softwares compartilham informações entre si, oferecendo visualização em tempo real dos recursos de uma empresa. Seu principal benefício está exatamente nessa integração.

Em vez de depender de vários softwares, que podem não conversar entre si, sua empresa adquire um único ponto de entrada para fazer a gestão de todos os processos. Com ERP é possível obter melhores relatórios, aumentar a precisão de suas contas e inventário e administrar toda essa informação de um só lugar, o que torna a gestão ainda mais produtiva.

Como escolher o sistema ERP certo para meu negócio?

Existem inúmeras soluções disponíveis no mercado, com recursos específicos para diversos tipos de negócio. As principais diferenças entre essas soluções estão na usabilidade e custo de cada uma.

Determinar um orçamento realista é fundamental para uma implementação bem sucedida, e se preparar para as conversas iniciais com os fornecedores desse tipo de software vai poupar tempo e evitar dores de cabeça.

Muitas empresas entram em contato com fornecedores, em busca de uma alternativa, sem antes responder internamente questões como as seguintes:

  • Que necessidades específicas preciso encontrar num software de gestão?
  • Disponho de recursos financeiros para a implantação?
  • Tenho algum requisito especial que deva ser desenvolvido à parte?
  • A equipe está pronta para adotar a solução?
  • Quais critérios e métricas serão utilizados para avaliar a mudança?

Apenas após responder essas perguntas será possível traçar um bom plano de implementação.

O momento certo para sua empresa não tem data marcada, mas exige, antes de tudo, comprometimento e adequação das expectativas. Entenda como responder essas perguntas para obter os melhores resultados.

Determine as necessidades da corporação e crie expectativas realistas

ERP é uma tecnologia poderosa para agilizar processos, aumentar a visibilidade e reduzir custos, alterando fundamentalmente a forma como sua marca conduz os negócios. Isso, entretanto, não vai acontecer de uma hora para outra.

Soluções ERP envolvem sistemas complexos, que facilitam a administração de recursos, inventário, e-commerce e CRM, mas tudo isso precisa estar em perfeita harmonia com o objetivo de criar a experiência.

Dedique horas de planejamento e separe tempo para a execução do processo. Acelerar a implementação pode ser uma expectativa realista, todavia para isso sua empresa deve encontrar o parceiro certo para orientar a decisão.

Conheça os tipos de sistema ERP e faça a escolha certa

Software ERP é imprescindível para o funcionamento das organizações a partir de um certo ponto, por isso não é de se surpreender que existam vários tipos de solução.

Optar por construir seu próprio sistema, personalizar soluções existentes ou adquirir uma licença fechada vai depender tanto do foco do negócio quanto do orçamento disponível.

ERP on-premise

Alternativas locais (instaladas em servidores próprios) são mais arriscadas. Boa parte das empresas de pequeno e médio porte acabam executando software obsoleto em poucos meses, por falhar em calcular o custo de adaptação das customizações adquiridas. Isso significa perder integrações críticas e arriscar a segurança dos dados.

Opte pelo ERP on-premise ciente de que o sucesso da iniciativa dependerá de antecipar esses tipos de cenários.

Sistemas ERP na nuvem

ERP na nuvem, comparativamente, costumam ser alternativas mais simples de administrar. Como o sistema é gerenciado inteiramente fora do local, pelo provedor de serviços, essas soluções não significam novos investimentos a cada atualização.

Terceirizar a entrega vai exigir menos da equipe de TI. Software de gestão baseado na nuvem demanda menos recursos que alternativas locais, mas na maioria dos casos oferece menos oportunidades de customização.

Agilidade na implementação, entretanto, é um dos benefícios que faz dos sistemas na nuvem uma escolha inteligente. O parceiro de implementação fica responsável por oferecer aprimoramentos e integrações automáticas. O ROI, ou Return On Investment (Retorno sobre o Investimento, em português) do ERP na nuvem, por isso, costuma ser maior.

Como evitar erros na implementação de um sistema ERP?

A implantação mal sucedida às vezes acontece porque os negócios não conseguem se organizar para a migração. De forma geral, siga essas dicas para garantir o sucesso:

  • Busque implementar o software num período mais lento para os negócios: isso vai ajudar a dedicar mais tempo e atenção à implementação. Com menos distrações e tarefas acumuladas, os colaboradores estarão mais focados em entender e se adaptar ao novo software.
  • Invista em treinamento, mas não o faça de uma só vez: a curva de aprendizado é diferente para cada equipe, e contar com o apoio do consultor de implementação aumenta as chances de sucesso. Mesmo assim, não espere que sua equipe aprenda a lidar com o novo fluxo de trabalho de uma vez só. Realize várias sessões de treinamento e busque oferecer suporte ao time.
  • Não implemente ERP antes de ter uma estrutura organizacional sólida: se seu negócio está passando por momentos difíceis, como uma aquisição, pode ser melhor adiar a migração em alguns meses. Durante esses períodos é comum que funcionários experimentem incertezas ou tenham seus papéis alterados significativamente. Com foco nessas distrações é improvável que se beneficiem integralmente da implementação.

Como recomendação geral, lembre-se: esperar o momento perfeito pode significar esperar para sempre.

Esperamos que com essas dicas sua empresa se sinta mais segura ao optar pela implementação de um sistema ERP. Ainda tem alguma dúvida? Comente essa postagem e ficaremos felizes em ajudar!

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