Executivo, como você tem organizado seu tempo?

Executivo, como você tem organizado seu tempo?

Todas as suas decisões produzem um forte impacto nas chances de crescimento da sua empresa. Por isso, o melhor a fazer é ter muito cuidado na tomada de cada uma delas. O problema é que, normalmente, o tempo disponível para avaliar e chegar às atitudes mais adequadas é escasso.

Para resolver essa situação, é preciso saber fazer uma boa gestão do tempo que você tem e buscar atuar mais estratégica do que operacionalmente. Confira as nossas dicas para gerenciar bem a sua agenda!

Calcule o custo de oportunidade

Advindo do ramo da economia, o conceito de “custo de oportunidade” trata da avaliação do que se deixa de ganhar ao optar por uma opção em detrimento de outra. Esse é o sentido da escassez que embasa o custo de oportunidade.

A administração do tempo segue a mesma regra: o ideal é escolher o tipo de projeto e as atividades que têm um maior potencial de ganho. Em todo caso, uma possível mudança de planos pode ser proveitosa, desde que a nova opção da aplicação do seu tempo consiga trazer chances de melhores resultados e supere os anteriores.

Faça planejamentos realistas

Outra providência que pode ser tomada para que o dia renda da melhor forma é traçar um planejamento realista.

Há sempre o risco de deixarmos tarefas no meio do caminho ou de produzir resultados de baixa qualidade — como tratar de uma negociação com pouco aprofundamento e tomar decisões pouco assertivas.

É necessário, então, ter um planejamento adequado e realista dos seus afazeres. Liste compromissos e tudo o que precisa ser feito de maneira a organizar bem a agenda.

Defina prioridades

Trabalhar em um ritmo frenético, sem tempo de qualidade para descansar, nem sempre trará mais resultados. A tendência é que o desgaste corroa a sua produtividade.

O melhor é definir prioridades e manter a disciplina para honrá-las. Naturalmente algumas coisas urgentes podem surgir, demandando mais atenção do que o que estava previsto. De qualquer forma, respeitar horários e concentrar-se bastante nas atividades evita erros e retrabalho.

Saiba delegar tarefas

Muitos gestores e grandes executivos centralizam tudo o que podem em si mesmos. Como o tempo das pessoas é extremamente limitado, toda vez que você se compromete em fazer ou acompanhar algo de perto, isso significa que você está alocando sua atenção e energia ali. Isso quer dizer que você terá menos tempo para fazer outras coisas.

Pondere sobre o que realmente precisa de sua atenção e descentralize, com sabedoria, as tarefas que sejam mais simples — busque identificar os colaboradores que consigam realizar as atividades com tanta qualidade como você.

Estabeleça parcerias

Assim como você precisa definir o que é mais importante para ser feito por você mesmo ou por outras pessoas, sua empresa também pode se beneficiar com a concentração de recursos em suas principais atividades.

Saber muito bem qual é o seu core business te ajuda a identificar onde colocar mais energia e quais são as atividades que podem ser feitas por outras empresas. Avalie se há alguma coisa que seu negócio tem feito e que não seja muito o seu foco.

Ao terceirizar responsabilidades que não fazem parte do seu core business, eleja empresas que consigam entregar tudo com qualidade e que estejam devidamente regularizadas, para evitar dores de cabeça futuras.

Use a tecnologia a seu favor

Temos à nossa disposição ferramentas que atingem um nível de automação extremamente interessante. Com elas, podemos diminuir o tempo gasto em atividades manuais minimizar o risco de falhas. Por isso, identifique soluções que tragam automação para o seu negócio.

Algumas ideias — como cloud computing e softwares que utilizam a mobilidade para entregar resultados — fornecerão muito mais dinamismo e agilidade para você. Tudo isso significa melhores números para a sua empresa no final de cada mês.

Unindo a ideia de automação com a mobilidade de soluções é possível trazer alguns bons exemplos que podem deixar a rotina de trabalho bem mais prática e objetiva — sincronizar a caixa de e-mails com o celular para ter as mensagens sempre atualizadas e realizar a troca de documentos é uma dessas possibilidades.

Outros bons exemplos são o já conhecido Google Drive, em que é possível concentrar vários tipos de informações e documentos e também o Office 365. Este último é uma solução que oferece a possibilidade de contratação de aplicativos por assinatura e que é compatível com mais de uma plataforma, podendo ser, inclusive, vinculado ao OneDrive e ao Skype.

Como é possível ver, a tecnologia é realmente uma grande aliada e pode potencializar a organização da rotina de qualquer executivo que esteja atento e pronto a fazer uso dos seus benefícios.

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