8 dicas essenciais para fazer gestão de projetos em TI

8 dicas essenciais para fazer gestão de projetos em TI

Quando falamos de gestão de projetos em TI, existem muitos desafios que precisam ser superados para manter cada projeto no caminho delimitado e dentro do orçamento. Diversos fatores precisam ser levados em consideração para o bom andamento das atividades.

Tomando algumas precauções e tendo um bom plano em mente, você pode guiar seu projeto em direção ao sucesso. Separamos oito dicas essenciais para que seus planos tecnológicos saiam do papel e tragam ótimos resultados para a empresa.

1. Defina cuidadosamente a estrutura do projeto

A correta definição do escopo do projeto é imprescindível para que ele atenda as necessidades para o qual foi criado. Se você pular essa etapa, há um grande risco do projeto ser iniciado com diferentes expectativas por parte de todos os envolvidos, o que resultará em falhas na entrega.

Antes do início das atividades, estabeleça qual o problema a ser resolvido, os requisitos de entrega, os critérios de qualidade e as estimativas de prazos. Valide essas definições com as partes interessadas para que todos estejam alinhados sobre os resultados que o projeto precisa alcançar.

2. Desenvolva um processo padronizado

Deixar de acompanhar os processos de forma sistematizada é uma falha muito comum e que aumenta o risco associado a projetos em TI. Se não existirem padrões estabelecidos ou fases bem definidas para o andamento do projeto, não será possível medir e definir o sucesso do trabalho desenvolvido.

Uma metodologia padronizada elimina muitos problemas, que poderiam se agravar no decorrer do tempo, como equívocos na definição do escopo do projeto, das equipes responsáveis e das tarefas necessárias.

Objetivos e exigências claramente definidas para cada etapa constroem o alicerce para um plano realístico com transições eficientes entre equipes e fases do trabalho, o que resulta em uma entrega de sucesso.

3. Adote um sistema de gestão de projetos

Uma vez que você tenha um fluxo de trabalho organizado, invista em tecnologias que possam fortalecê-lo. Ferramentas de gestão de projetos ajudam a centralizar as informações, aumentando a visibilidade dos dados relacionados e documentando as ações.

Quando detalhes do projeto estão espalhados por diversas planilhas, aplicativos e em caixas de entrada de emails, a probabilidade de gerar dados conflituosos, informações imprecisas e relatórios desatualizados é grande. Softwares de gestão de projetos viabilizam uma única fonte de informação, que auxilia não só a monitorar as atividades atuais, mas também a documentar de forma precisa o progresso e as lições aprendidas com os desafios, melhorando inclusive o planejamento de projetos futuros.

Esses sistemas ajudam ainda gestores de TI e líderes de equipes a visualizar facilmente em qual atividade cada pessoa está trabalhando. Com isso, é possível verificar se o projeto está evoluindo e se tarefas adicionais podem ser atribuídas. Esta visibilidade também auxilia na comunicação e mantém toda a equipe focada em uma mesma meta.

A análise constante desses dados ajuda a destacar informações importantes do projeto em tempo real, de forma que a equipe possa tomar medidas de correção imediatamente caso algo saia do planejado.

4. Priorize tarefas e estabeleça diretrizes

Gestores de projetos em TI experientes sabem que a atenção dividida ao mesmo tempo entre várias tarefas atrapalha a produtividade. A saída é eleger tarefas específicas para concentrar os esforços.

Isto envolve reduzir o número de fluxos de trabalho em execução (minimizando conflitos de prioridades de tarefas) e procurar finalizar uma etapa antes de iniciar uma nova.

5. Estabeleça cronogramas realistas

Correr para atender às metas de um projeto que está com o prazo quase vencendo pode resultar na busca por atalhos inadequados e, consequentemente, em falhas na execução da tarefa. Você pode acabar sacrificando o precioso tempo de testes, lançando um aplicativo ou instalando um sistema antes de estar com o funcionamento adequado.

Monte cronogramas com tempo suficiente para as equipes realizarem o trabalho e procure acrescentar uma margem para emergências ou mudanças necessárias que não foram previstas no planejamento. A etapa de testes também deve contar com tempo reservado para uma execução satisfatória. Mas tome cuidado para não alongar demais o prazo, pois os gastos podem aumentar além do desejado.

6. Mantenha a comunicação aberta

Um dos passos mais críticos no processo de gestão de projetos em TI é assegurar que as linhas de comunicação permaneçam abertas e fáceis de acessar. Como gestor de projetos, você será o responsável por operar essa rede de interações.

Em todas as áreas do projeto, a comunicação deve ser consistente, aberta, honesta e clara. Tenha certeza de manter contato com todos os membros que estiverem participando do projeto e se colocar à disposição para qualquer dúvida.

Assegure que todos tenham as informações necessárias para tomar decisões corretas e prosseguir com as atividades. Você também pode manter todos na mesma sintonia adotando metodologias de trabalho ágil, como o SCRUM, que utiliza reuniões diárias rápidas para alinhamento de todo o time.

7. Aceite possíveis mudanças

Incertezas são parte integrante de qualquer projeto. Por mais que o planejamento esteja bem desenvolvido, é natural que surjam algumas situações inesperadas.

O gerente de projetos em TI deve ser razoável e reconsiderar prazos e escopos incompatíveis para acomodar modificações que se mostrem necessárias para a continuidade do trabalho em desenvolvimento.

8. Cuide do orçamento

Você provavelmente vai começar seu projeto em TI com um orçamento fixo e um cronograma que contenha todas as etapas do processo de desenvolvimento.

Sempre inclua algum fundo de contingência no seu orçamento para cobrir os custos de eventuais problemas inesperados. E preste bastante atenção no ritmo das despesas.

Se você gastou 80% de suas provisões, mas criou apenas 40% do projeto, é necessária uma revisão imediata dos motivos que levaram a este cenário. Isso pode ser devido à soma de pequenas falhas, especialmente no caso de produtos e serviços com alto custo de execução.

Fazer gestão de projetos em TI exige do gestor uma capacidade de pensar em longo prazo e ter grande espírito de liderança. Para ajudá-lo ainda mais na gestão de seus projetos em TI, recomendamos conhecer quais são os segredos da liderança de sucesso em TI!

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