7 boas práticas no planejamento do departamento de TI

7 boas práticas no planejamento do departamento de TI

O planejamento do departamento de TI deve ser parte crucial das estratégias para qualquer empresa que deseja alcançar o sucesso, independente do segmento em que atua.

O setor tem sido cada vez mais importante no ambiente corporativo por incorporar tecnologias que contribuem para a otimização de processos e a potencialização dos negócios e muitas empresas estão se beneficiando disso, desenvolvendo diferenciais competitivos fortes.

Mas, para agregar essas vantagens ao negócio só o planejamento não basta. Você precisa ter informações mais precisas em mãos para elaborar um planejamento confiável, que sirva como um guia e, principalmente, traga resultados concretos.

Muitos gestores de TI consideram o ato de elaborar o planejamento do setor uma tarefa árdua e complicada, o que pode levar a adiamentos ou a conclusões a base do achismo e sem qualquer fundamento.

Então, para evitar que isso aconteça na sua empresa, listamos abaixo sete boas práticas que podem tornar a criação do seu planejamento do departamento de TI mais simples, prático e rápido. Confira!

1. Defina os pontos fortes e fracos de cada processo

Antes de tomar qualquer decisão, direcione o foco para o que já é feito hoje dentro do departamento. Por exemplo: quais processos são executados? Quais metodologias, recursos e ferramentas são utilizadas para executar cada atividade? Quem executa cada tarefa (capacidade técnica do profissional) e qual o tempo de conclusão delas?

Ao responder essas perguntas, terá informações de valor e mais exatas para dar início a um bom planejamento. Descobrirá falhas e desperdícios de recursos, bem como as oportunidades de melhorias que formarão os pontos fortes e fracos do seu departamento de TI.

É necessário encontrar as soluções mais adequadas para neutralizar os pontos fracos e fortalecer os pontos fortes, dando ao setor a força necessária para impulsionar o negócio de forma geral.

2. Forme uma equipe capacitada e motivada

O capital humano é um recurso tão importante quanto os hardwares e softwares e deve ser considerado na hora de elaborar o planejamento. Afinal, mesmo que o setor possua a maioria de suas atividades automatizadas, sempre haverá um profissional por trás comandando as funções do sistema como configurações, executando e pausando tarefas, realizando manutenções e atualizações, etc.

Comece por verificar como é feita a contratação desses profissionais. Por exemplo: antes de se contratar um novo colaborador, verifique as necessidades do cargo que ocupará e opte por profissionais que atendam essas necessidades adequadamente.

Ou seja, só ter certificações não adianta. É preciso saber se o profissional tem as capacidades, habilidades, conhecimentos e experiências necessárias para executar as atividades do cargo. Então, alinhe as necessidades do cargo com a capacitação do profissional.

Se a sua equipe já estiver formada, reveja as necessidades de cada cargo e compare com as capacitações dos profissionais. Se precisar, faça remanejamentos e torne o setor mais produtivo. Além disso, considere no planejamento a programação de treinamentos práticos e teóricos para manter a equipe sempre atualizada e capacitada.

3. Utilize métricas e análise de dados

Outra medida que pode adotar para criar um planejamento mais certeiro é a utilização de métricas para facilitar a análise de resultados obtidos até aqui. Dessa forma, poderá fazer projeções de resultados futuros e adicionar um percentual de aumento, caso o planejamento inclua a adoção de novos recursos, ferramentas, metodologias e mão de obra como estratégias para aumentar os resultados.

Mesmo depois de elaborar um planejamento para o departamento de TI, a utilização de métricas continuará sendo importante para acompanhar o desenrolar dele. Caso os resultados não saiam como esperado, você poderá agir rápido para descobrir as falhas e implementar correções para não comprometer os resultados futuros.

Algumas das principais métricas que você pode usar são a financeira (retorno dos investimentos no setor), métricas operacionais (medir o desempenho da equipe) e métricas de SLA – Service Level Agreement (nível desempenho, disponibilidade e tempo de resposta dos serviços).

4. Tenha um orçamento adequado

Sabendo das necessidades do setor, você precisará disponibilizar um orçamento. Não importa se não for o suficiente para atender todas elas no mesmo ano. O mais importante é manter os investimentos de forma contínua para acompanhar a evolução do setor e não perder força competitiva.

Faça pesquisas, negocie com fornecedores e programe investimentos para as datas em que entrarão receitas. Assim, além de conseguir melhores preços e condições de pagamentos, não comprometerá o orçamento geral.

5. Direcione maior foco ao cliente

O departamento de TI está diretamente ligado aos serviços que a empresa presta e podemos dizer que ele é um grande responsável pelas experiências geradas aos clientes. Ferramentas de comunicação, integração de dados e hardwares e softwares formam um conjunto de fatores que pode tornar o atendimento uma experiência boa ou ruim.

Por isso, como as receitas da empresa provém das vendas, dê maior importância na forma como o setor pode contribuir para oferecer um atendimento de qualidade com um suporte mais prático, rápido e eficiente ao cliente.

6. Integre e otimize os processos

Acompanhe cada etapa dos processos fazendo um mapeamento para identificar oportunidades de melhorias. Muitas vezes, a inversão de processos, inclusão e exclusão de novas etapas e encurtamento de fases podem ser necessárias para aumentar o nível organizacional e tornar o setor mais otimizado e com processos mais bem integrados. Melhores resultados dependem disso.

7. Use novas tecnologias

Não deixe o departamento de TI ficar defasado. Gestores e profissionais da área precisam ficar sempre antenados nas novidades e tendência do setor para manterem a empresa a frente de seus concorrentes.

Uma solução simples e que está contribuindo fortemente para melhorar a relação custo-benefício do setor é a Cloud Computing (Computação em nuvem). A tecnologia é uma tendência crescente em todos os segmentos e deve se tornar essencial para as empresas que desejam aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

Elaborar um planejamento para o departamento de TI pode não ser uma tarefa fácil. Mas com essas dicas você ganha tempo e promove melhorias significativas.

 

E você, o que considera importante para elaborar um bom planejamento no departamento de TI? Conta pra gente nos comentários!

 

 

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