O que é KPI e qual a sua importância?

O que é KPI e qual a sua importância?

Você sabe o que é KPI? É um acrônimo inglês, que significa Key Performance Indicator; em português, podemos traduzir como “Indicador-chave de desempenho.”

Estes indicadores são definidos pelo gestor para medir a performance de variados projetos dentro de uma empresa. A partir disso, é possível buscar melhorias para alcançar o objetivo traçado.

A sua utilização é mandatória dentro das grandes e médias corporações, e os pequenos estão cada dia mais convencidos do seu uso. O motivo disso é que é a melhor forma de manter a comunicação aberta entre todos os colaboradores e mantê-los alinhados no mesmo propósito.

Mas qual a importância do KPI? Que tipos existem? Como escolher o melhor para a minha empresa? Continue a leitura e descubra as respostas!

Por que é importante?

A importância do KPI é incentivar a troca de informações entre os funcionários de todos os níveis dentro de uma organização. Com isso, os colaboradores se sentem importantes e têm a noção do quanto o seu desempenho pode ajudar ou não no crescimento da empresa.

Além disso, com os indicadores KPI, os gestores podem analisar os números corretamente e decidir se os projetos estão caminhando de forma satisfatória ou se é necessário mudança de rumo.

KPI versus métrica

Quando você lê que KPI é um medidor de desempenho, fica fácil confundi-lo com métrica. Porém, existe uma grande diferença entre os dois: a métrica é “apenas” a medição de algo, independentemente da importância ou objetivo dos números a serem obtidos.

O KPI é diferente; são indicadores de suma importância e possuem objetivos claros para a melhoria do seu negócio.

Por exemplo, uma empresa de transporte pode ter como métrica número de entregas e ter um KPI de Percentual de Entregas na Data Prometida. Notou a diferença? Enquanto um é o resultado genérico e diz pouca coisa sobre a efetividade, o outro é muito claro e específico, diretamente ligado a estratégia da empresa.

Em outras palavras, uma métrica pode se tornar um KPI no momento que essa medição toma uma relevância dentro das estratégias do empreendimento. Em contrapartida, um KPI jamais será uma simples métrica, já que esse indicador possui valor considerável para o êxito do projeto empresarial.

Já sei o que é KPI, mas como escolher?

Sabendo que o KPI não é apenas uma métrica, então o melhor sempre será aquele que é mais relevante para o seu projeto.

Tendo como objetivo indicar o desempenho de um trabalho, a escolha do KPI passa pela decisão de saber qual setor alavancar no momento. Entenda que, num projeto com várias etapas, escolher os indicadores errados pode trazer uma visão equivocada da situação.

Num determinado momento, você pode achar que está indo bem porque alguns indicadores estão mostrando boa performance de um setor. Contudo, esse bom desempenho pode não trazer um retorno satisfatório de fato.

Para ser mais claro, vamos imaginar da seguinte forma: é como se você tivesse uma loja e escolhesse medir apenas o fluxo de entrada de clientes. O indicativo pode mostrar que é um bom fluxo, mas isso não significa necessariamente que está sendo revertido em compras ou lucros.

Portanto, se você usa o KPI apenas para o fluxo de pessoas, poderá ter a falsa impressão de que o negócio está indo muito bem. Nesse caso, a melhor alternativa seria usar como KPI a taxa de conversão, que indica quantas vendas foram realizadas em relação ao total de visitas que a loja recebeu.

Tipos de KPIs

Existe uma variedade de indicadores. Por isso, numa mesma empresa, um setor pode usar diferentes tipos. Isso varia muito de acordo com os interesses de quem está buscando as análises.

De forma simplificada, podemos dividir os KPIs em três tipos. Acompanhe!

1. KPIs primários

São os indicadores de performance principais. São aqueles que os diretores e funcionários do primeiro escalão querem ver.

São centrais para o objetivo e mostram que os envolvidos estão de fato ajudando a empresa no ganho desejado.

2. KPIs secundários

São os indicadores-chave de performance para os supervisores e profissionais que acompanham de perto o andamento dos resultados e as estratégias tomadas. Por isso, esses funcionários têm a necessidade de análise mais próxima dos indicadores.

Os dados informados pelos KPI´s secundários reforçam as informações passadas pelos primários. São eles que mostram para os gerentes e profissionais, que estão acima hierarquicamente, que as estratégias estão no rumo correto.

3. KPIs práticos

São os indicadores utilizados constantemente, os mais acompanhados pelos analistas e aqueles que justificam os indicadores secundários e primários.

Imagine que o diretor de uma empresa tem uma meta para aumentar o lucro da companhia em 15%. Para isso, ele deve criar um KPI primário. Os gerentes ligados à sua diretoria deverão criar outros KPIs que ajudarão no objetivo.

O gerente de Vendas terá como KPI aumentar as vendas e a participação de mercado, o de Controladoria reduzir custos, o de Logística aumentar a produtividade e eficiência nas entregas, o de Produção a disponibilidade de produtos e redução de desperdício.

O cumprimento de cada uma dessas metas significam o atingimento do KPI primário. Da mesma forma, os gerentes desdobrarão essas metas em outros KPIs para as suas equipes.

5 itens a se considerar na escolha do melhor KPI

1. Relevância para o negócio

O KPI ideal tem de mostrar que o seu negócio está indo bem e que o objetivo está de fato sendo alcançado. Se o seu empreendimento está crescendo de forma considerável, o KPI deve lhe mostrar exatamente isso.

2. Disponibilidade para a aplicação

Nada mais óbvio, é verdade. Mas para que o KPI consiga mensurar algo e comece a analisar corretamente, esse objeto ou etapa tem de estar disponível.

Você não pode medir o fluxo de entrada da loja, se não entrar nenhum cliente.

3. Auxílio nas melhores escolhas

O KPI precisa te indicar corretamente a hora de fazer escolhas. Dados e números são importantes, mas, como indicador de performance, o KPI também precisa indicar soluções.

4. Importância

Na área métrica e de indicadores existe vaidade. E como um dos pecados capitais, ela atrapalha em qualquer circunstância.

Usar um KPI que mostre bons indicadores de números, sem verdadeira importância para o negócio, não é a melhor escolha.

5. Periodicidade

Como uma constante, o KPI precisa sempre ser medido. Essa periodicidade é que permite o entendimento dos dados obtidos e a representação do que funciona e do que precisa de reparos. KPIs que podem ser usados com periodicidade te auxiliam melhor nas tomadas de decisões.

Neste artigo, abordamos em detalhes o que é KPI e como ele é fundamental para que a empresa informe aos seus colaboradores quais as metas principais da organização e como eles estão em relação ao cumprimento desse objetivo.

Além disso, você aprendeu que para atingir um propósito é importante manter a equipe envolvida e engajada, e que os indicadores não devem ser apenas um quadro com gráficos bonitos. É importante que sejam gerados planos de ações para melhorar continuamente os resultados.

Gostou do artigo? Tem alguma sugestão? Deixe a sua opinião nos comentários e vamos enriquecer o assunto!

 

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