6 boas práticas para uso de email

6 boas práticas para uso de email

Elaboramos algumas dicas de boas práticas no uso do email visando melhorar a sua experiência e evitar problemas decorrentes do uso inadequado dessa ferramenta essencial para a comunicação nos negócios.

1. Monitore os limites de armazenamento

Toda conta de email possui uma cota de espaço ou de mensagens armazenadas no servidor. Se esses limites forem ultrapassados, sua conta não poderá receber novas mensagens até que você apague parte das mensagens ou libere mais espaço. Para evitar que isso ocorra, periodicamente exclua mensagens desnecessárias, principalmente as que possuem anexos muito grandes.

2. Faça backup

Para evitar que a cota seja excedida, você pode fazer um backup das mensagens no computador local (utilizando o protocolo POP3) ou no FTP do seu domínio.
Também é recomendável manter um backup em tempo real de sua caixa-postal, para o caso de exclusão acidental de uma ou mais mensagens. Para facilitar esse processo, você pode contratar um serviço como o Arquivamento de Email da CentralServer. Essa ferramenta, além de fazer backup automático das mensagens enviadas e recebidas, também permite o monitoramento e auditoria de emails do domínio.

3. Substitua anexos pesados por links

Os serviços SMTP e Webmail possuem limites de tamanho para mensagens recebidas e enviadas. Sendo assim, é importante evitar arquivos anexos muitos grandes, pois isso pode impedir o envio da mensagem. Como alternativa, você pode publicar o arquivo no FTP do domínio e enviar o endereço de acesso ao arquivo como um link no corpo do seu email.

4. Não faça spam

É cada vez mais comum a prática de enviar um mesmo email para uma grande lista de contatos. Porém, para que essas mensagens não sejam classificadas como spam e os servidores de envio não sejam incluídos em blacklists (listas de bloqueio), é importante utilizar uma ferramenta de email marketing e seguir as recomendações de enviar conteúdos relevantes ao seu público, não realizar a aquisição de listas de terceiros, buscar ser o mais claro possível no assunto do email e respeitar pedidos de assinantes para descadastramento das listas.

5. Cuide com a segurança

Para evitar acessos indevidos à sua caixa postal, normalmente realizados com o intuito de disparar emails de spam ou phishing (fraude eletrônica), utilize senhas fortes com caracteres especiais, letras maiúsculas, números e atualize-as regularmente. Configure o acesso seguro à sua conta com criptografia de dados, utilizando TLS/SSL ou através do endereço https://webmail.acessoseguro.net.

6. Ative a detecção de spam

Se você recebe muito spam em sua caixa de entrada, ative a detecção de spam para sua caixa postal. O sistema antispam avalia as mensagens recebidas de acordo com alguns critérios, atribuindo uma pontuação que pode resultar na sua classificação como spam. Quando isso ocorre, a mensagem não é entregue na caixa de entrada e sim, em uma pasta específica (Spam) para sua verificação posterior. Se quiser evitar que mensagens de determinados remetentes sejam classificadas como spam, você pode incluir seus endereços de email na Lista Branca da sua caixa postal. Da mesma forma, é possível incluir na Lista Negra endereços de destinatários que estiverem enviando mensagens indesejadas e que não tenham sido classificadas pelo sistema antispam.

Recomendamos os seguintes artigos da Wiki CentralServer para leitura complementar:
Como acessar e configurar minha conta de e-mail?

Como utilizar o Arquivamento de E-mail?

Como enviar e-mail com imagens sem anexá-las à mensagem?

Quais os cuidados necessários para preservar a segurança das senhas de acesso?

Como filtrar o recebimento de Spam em meu domínio?

 

Também pode lhe interessar