Implementação de ERP: os 7 erros que a sua empresa não pode cometer

janeiro 18th, 2017 by Comunicação CentralServer Sem comentários »

Você quer que sua empresa cresça com qualidade e de maneira organizada, não é mesmo? Para isso, é importante adotar medidas que ajudam na administração do negócio. Uma delas é a implementação de ERP, um software para gestão empresarial. Ele tem como principal benefício organizar as informações para que a companhia seja gerenciada da melhor maneira possível.

No entanto, é necessário tomar alguns cuidados ao optar por esse sistema, pois, caso contrário, você não conseguirá usufruir adequadamente dos benefícios dessa importante ferramenta.

Para não tomar decisões equivocadas durante o período de implementação, preparamos este post com 7 erros comuns que sua empresa não pode cometer. Então acompanhe nosso artigo.

1 – Esquecer do planejamento para a implementação de ERP

Um dos primeiros erros que deve-se evitar em relação à implementação de ERP é a falta de planejamento. Elaborar um estudo adequado, envolvendo estimativas de tempo e recursos, é a garantia do sucesso em relação ao software de gestão.

No entanto, na maioria das vezes, diretores e até mesmo profissionais de TI não fazem o planejamento e os treinamentos necessários para que a empresa utilize o seu novo sistema.

Portanto, se o seu propósito é otimizar o negócio por meio do sistema, defina prioridades, métodos, etapas e as ações para uma mudança promissora. É importante realizar auditorias internas dos processos da companhia, a fim de compreender em que momento a empresa está.

Esse balanço pode ser feito por uma pessoa especializada, que tem o conhecimento e a experiência na análise de todos os detalhes relacionados a esse processo.

O planejamento deve marcar presença nas fases de implementação e também na manutenção do sistema.

2. Pensar apenas no preço

Muitos empresários se preocupam com os custos quando precisam investir em suas organizações. Ao escolher o sistema de ERP que será implantado em seu negócio, leve em consideração as características da sua companhia, como porte, ramo de atuação, atividades desenvolvidas, e não foque apenas no preço.

É importante fazer reuniões com os gestores das áreas da sua organização para que as prioridades sejam estabelecidas. Isso é o que chamamos de Análise de Aderência, um processo que avalia as especificidades da empresa e as define de maneira clara e objetiva.

Dessa forma, você será capaz de optar por um software que vai atender às suas demandas adequadamente.

3 – Esquecer do licenciamento do software

Não pensar no tipo de licenciamento do sistema é outro erro que deve ser evitado. Lembre-se de que há várias modalidades de licenciamento e você precisa optar por aquela que for a mais indicada para sua empresa.

Seu sistema pode ser instalado em sua infraestrutura local, em servidores próprios na nuvem ou ser acessado através de navegadores, na modalidade  SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço, em português). Vale destacar que cada uma dessas modalidades apresenta características específicas.

Por isso, leve em conta as necessidades do seu tipo de negócio ao avaliar o melhor ambiente para instalação do seu ERP.

Caso você tenha dúvidas quanto à possibilidade de se implantar o software em pequenas e médias empresas, não se preocupe! Não há qualquer impedimento quanto a isso. Entretanto, antes de tomar alguma iniciativa, busque um serviço que ajude a escolher o licenciamento mais adequado à sua organização.

4. Omitir o futuro

Não pensar no futuro é outro erro que deve ser evitado ao implantar o ERP. É necessário pensar a longo prazo: considere a respeito dos custos com infraestrutura, variação do número de usuários e treinamentos periódicos.

Você também precisa pensar a respeito do suporte que o fornecedor disponibiliza e verificar se ele realmente atenderá às suas expectativas.

Portanto, não se esqueça de avaliar todas essas questões antes de escolher o seu software. A solução ERP evolui com a tecnologia e pode demandar ajustes ou atualizações a longo prazo.

Essas preocupações podem ser menos relevantes se a solução escolhida for baseada em nuvem pois, devido às características do cloud computing, ela terá uma maior flexibilidade em relação à infraestrutura, inclusão de novos usuários e compatibilidade nativa com dispositivos móveis.

5. Deixar de capacitar e treinar a equipe

Não capacitar e não treinar a equipe de trabalho para usar o sistema são problemas para quem deseja implantar o ERP. É importante que os colaboradores saibam como o software funciona para extraírem o melhor dele.

Deve-de treinar todas as pessoas que utilização o ERP, independentemente do posto que cada uma ocupa. É importante informá-las e conscientizá-las sobre os benefícios que esse sistema oferece a todos os setores da organização.

6. Ter dificuldades para compreender o sistema

Se você tem dificuldades para compreender como funciona o sistema, então seu negócio tem uma situação que precisa ser resolvida.

Para aproveitar o máximo do software e conseguir o retorno do investimento, é necessário saber suas funções, avaliar e explorar os recursos que ele oferece.

7. Pensar que apenas o ERP resolverá todos os seus problemas

Sozinho, o ERP não faz nenhum milagre! É um erro acreditar que o sistema resolverá todos os problemas relacionados à gestão da sua empresa.

Não se esqueça de que o software é uma ferramenta que ajuda na administração dos processos da sua companhia. Mas, para que ele seja eficaz, é necessário que os objetivos a serem conquistados com o uso do ERP estejam bem definidos.

Agora que você já sabe o que deve ser evitado na implementação do ERP, será mais fácil contar com ele para tomar as decisões de maneira estratégica e conquistar o mercado. Afinal de contas, podemos chegar ainda mais longe com a ajuda da tecnologia!

Gostou do nosso artigo? Então, deixe um comentário no post e compartilhe a sua experiência conosco!

Monitore servidores com mais facilidade no CloudFlex 1.8

janeiro 17th, 2017 by Comunicação CentralServer Sem comentários »

 

Acabamos de lançar a versão 1.8 do CloudFlex! As novas funcionalidades entregam ainda mais controle e clareza no monitoramento dos servidores. Confira as novidades:

Alertas de carga por email

Ganhe agilidade para atuar nas questões de sobrecarga de seus servidores.

Receba por email os alertas com a identificação do servidor, o nome do sensor (CPU, Memória, IOPS, Disco, Rede ou Transferência) e o status do recurso: “Sobrecarga”, “Crítico” ou “Voltou ao normal”:

Alertas de Sobrecarga por Email

Personalização dos sensores de monitoramento

Ajuste as configurações dos sensores de acordo suas preferências de notificação.

Configuração individualizada de sensores de carga
Altere os limites padrão de notificações para definir quando deseja receber alertas de uso dos recurso, tanto em nível global (para todos os servidores) quanto individual (para cada um dos sensores):

Alteração dos limites padrão de notificações
E agora também é possível silenciar um ou mais os sensores, conforme sua preferência. Os sensores pausados não geram alertas de carga no painel e também não nem enviam avisos por email:

Pausa de sensores de monitoramento

Verifique o histórico de disponibilidade dos servidores

Visualize facilmente o histórico geral de disponibilidade dos servidores nas últimas 24 horas, diretamente no dashboard do seu painel de controle. E tenha acesso imediato à lista dos eventos ocorridos na hora selecionada:

Histórico de disponibilidade de servidores
Acesse o console e confira essas novidades!

Se você ainda não utiliza o CloudFlex, conte conosco na sua jornada para a nuvem. Converse com um especialista sobre o seu projeto!

 

 

Saiba quando e como implementar um sistema ERP

janeiro 16th, 2017 by Comunicação CentralServer Sem comentários »

O ano está começando e muitas empresas aproveitam este momento para revisar suas decisões e determinar o que precisa ser mudado no novo ciclo, em prol da eficiência da organização. O momento certo para considerar a adoção de um sistema ERP pode ser agora e detectar os sinais disso exige entender algumas sintomas do negócio.

Saiba identificar a oportunidade de investir num bom software de gestão e entenda melhor os benefícios dessa escolha.

Quando implementar um sistema ERP?

A hora certa de considerar a implementação de ERP é antes que seja tarde demais. Pode parecer óbvio, mas alguns indícios apontam quando passou da hora de investir no recurso.

  • Equipes sobrecarregadas
  • Incapacidade de processar novos pedidos em tempo hábil
  • Desconhecimento do fluxo de caixa atual
  • Aumento dos índices de erro, em vendas ou remessas
  • Mais encomendas atrasadas que o normal, devido a problemas com inventário

Problemas como estes podem significar desafios para o empreendimento. A incapacidade de crescer, relacionamentos fragilizados com o consumidor e o risco de perda de clientes são apenas alguns deles.

O que é ERP e quais seus benefícios?

Enterprise Resource Planning, ou ERP pode evitar esses transtornos. Traduzido livremente, o acrônimo significa Planejamento de Recursos Empresariais. Software ERP é desenvolvido levando em consideração as necessidades específicas de uma organização, integrando soluções contábeis, gestão de inventário, vendas, serviços e ferramentas para gerenciar o relacionamento com o cliente (ou CRM).

Sistemas ERP são caracterizados pelo compartilhamento de um banco de dados, que unifica o acesso aos dados do negócio. Esses softwares compartilham informações entre si, oferecendo visualização em tempo real dos recursos de uma empresa. Seu principal benefício está exatamente nessa integração.

Em vez de depender de vários softwares, que podem não conversar entre si, sua empresa adquire um único ponto de entrada para fazer a gestão de todos os processos. Com ERP é possível obter melhores relatórios, aumentar a precisão de suas contas e inventário e administrar toda essa informação de um só lugar, o que torna a gestão ainda mais produtiva.

Como escolher o sistema ERP certo para meu negócio?

Existem inúmeras soluções disponíveis no mercado, com recursos específicos para diversos tipos de negócio. As principais diferenças entre essas soluções estão na usabilidade e custo de cada uma.

Determinar um orçamento realista é fundamental para uma implementação bem sucedida, e se preparar para as conversas iniciais com os fornecedores deste tipo de software vai poupar tempo e evitar dores de cabeça.

Muitas empresas entram em contato com fornecedores, em busca de uma alternativa, sem antes responder internamente questões como as seguintes:

  • Que necessidades específicas preciso encontrar num software de gestão?
  • Disponho de recursos financeiros para a implantação?
  • Tenho algum requisito especial que deva ser desenvolvido à parte?
  • A equipe está pronta para adotar a solução?
  • Quais critérios e métricas serão utilizados para avaliar a mudança?

Apenas após responder essas perguntas será possível traçar um bom plano de implementação.

O momento certo para sua empresa não tem data marcada, mas exige antes de tudo comprometimento e adequação das expectativas. Entenda como responder essas perguntas para obter os melhores resultados.

Determine as necessidades da corporação e crie expectativas realistas

ERP é uma tecnologia poderosa para agilizar processos, aumentar a visibilidade e reduzir custos, alterando fundamentalmente a forma como sua marca conduz os negócios. Isso, entretanto, não vai acontecer de uma hora para outra.

Soluções ERP envolvem sistemas complexos, que facilitam a administração de recursos, inventário, e-commerce e CRM, mas tudo isso precisa estar em perfeita harmonia com o objetivo de criar a experiência.

Dedique horas de planejamento e separe tempo para a execução do processo. Acelerar a implementação pode ser uma expectativa realista, todavia para isso sua empresa deve encontrar o parceiro certo para orientar a decisão.

Conheça os tipos de sistema ERP e faça a escolha certa

Software ERP é imprescindível para o funcionamento das organizações a partir de um certo ponto, por isso não é de se surpreender que existam vários tipos de solução.

Optar por construir seu próprio sistema, personalizar soluções existentes ou adquirir uma licença fechada vai depender tanto do foco do negócio quanto do orçamento disponível.

ERP on-premise

Alternativas locais (instaladas em servidores próprios) são mais arriscadas. Boa parte das empresas de pequeno e médio porte acabam executando software obsoleto em poucos meses, por falhar em calcular o custo de adaptação das customizações adquiridas. Isso significa perder integrações críticas e arriscar a segurança dos dados.

Opte pelo ERP on-premise ciente de que o sucesso da iniciativa dependerá de antecipar esses tipos de cenários.

Sistemas ERP na nuvem

ERP na nuvem, comparativamente, costumam ser alternativas mais simples de administrar. Como o sistema é gerenciado inteiramente fora do local, pelo provedor de serviços, essas soluções não significam novos investimentos a cada atualização.

Terceirizar a entrega vai exigir menos da equipe de TI. Software de gestão baseado na nuvem demanda menos recursos que alternativas locais, mas na maioria dos casos oferece menos oportunidades de customização.

Agilidade na implementação, entretanto, é um dos benefícios que faz dos sistemas na nuvem uma escolha inteligente. O parceiro de implementação fica responsável por oferecer aprimoramentos e integrações automáticas. O ROI, ou Return On Investment (Retorno sobre o Investimento, em português) do ERP na nuvem, por isso, costuma ser maior.

Como evitar erros na implementação de um sistema ERP?

A implantação mal sucedida às vezes acontece porque os negócios não conseguem se organizar para a migração. De forma geral, siga essas dicas para garantir o sucesso:

  • Busque implementar o software num período mais lento para os negócios: isso vai ajudar a dedicar mais tempo e atenção à implementação. Com menos distrações e tarefas acumuladas, os colaboradores estarão mais focados em entender e se adaptar ao novo software.
  • Invista em treinamento, mas não o faça de uma só vez: a curva de aprendizado é diferente para cada equipe, e contar com o apoio do consultor de implementação aumenta as chances de sucesso. Mesmo assim, não espere que sua equipe aprenda a lidar com o novo fluxo trabalho de uma vez só. Realize várias sessões de treinamento e busque oferecer suporte ao time.
  • Não implemente ERP antes de ter uma estrutura organizacional sólida: se seu negócio está passando por momentos difíceis, como uma aquisição, pode ser melhor adiar a migração em alguns meses. Durante esses períodos é comum que funcionários experimentem incertezas ou tenham seus papéis alterados significativamente. Com foco nessas distrações é improvável que se beneficiem integralmente da implementação.

Como recomendação geral, lembre-se: esperar o momento perfeito pode significar esperar para sempre.

Esperamos que com essas dicas sua empresa se sinta mais segura ao optar pela implementação de um sistema ERP. Ainda tem alguma dúvida? Comente essa postagem e ficaremos felizes em ajudar!

Qual o papel do líder em uma gestão estratégica eficaz?

janeiro 13th, 2017 by Comunicação CentralServer Sem comentários »

No cenário econômico atual, apenas gerenciar não é o bastante. Com a concorrência cada vez mais acirrada e o consumidor mais informado, é necessário adotar uma gestão estratégica totalmente focada em resultados.

Diante disso, a liderança exerce um papel decisivo na vida do empreendedor, pois uma administração bem-sucedida requer coordenação, dinamismo, compromisso, alocação de competências, monitoramento, além de outros conhecimentos e habilidades na arte de gerenciar pessoas.

Confira as qualidades que nossos gestores buscam para serem considerados líderes:

Características do líder na gestão estratégica

  • Possui um completo entendimento da missão, visão e valores da empresa. É um arquiteto da estrutura organizacional, a força que coordena e impulsiona uma estratégia;
  • Está constantemente pensando em como ser uma pessoa cada vez melhor e estimula as pessoas a desenvolverem suas habilidades. Busca aprender coisas novas e se mantém atualizado com notícias e informações relevantes para os negócios, tendências e tecnologias inovadoras;
  • Faz planejamentos antes de tomar atitudes importantes, pois está ciente da responsabilidade de pensar com estratégia e o quanto isso ajuda na produtividade, minimiza erros e retrabalho;
  • Coordena e acompanha o resultado das ações, metas, prazos e propõe os ajustes necessários para o desenvolvimento dos negócios. Delega atividades aos colaboradores, de acordo com as potencialidades de cada um;
  • Orienta e ajuda os membros da equipe a desenvolverem seu próprio potencial. Sempre que é necessário, fornece feedbacks que contribuem para o desenvolvimento pessoal e profissional do grupo;
  • Sabe a importância da comunicação para manter um bom relacionamento com o grupo. É bom ouvinte, possui empatia e está sempre disposto a enxergar com os olhos do outro para aprender com diferentes pontos de vista;
  • Mantém o entusiasmo e a motivação do grupo, por isso atua como um incentivador e está sempre alerta às falhas na comunicação que possam causar conflitos ou conclusões equivocadas;
  • Não administra por obrigação, mas pela satisfação em se superar e ajudar pessoas a descobrirem seus talentos. Essa energia é absorvida de forma positiva pela equipe.

A importância do líder na gestão estratégica

O sucesso de uma gestão estratégica exige a habilidade de interagir bem com o grupo, por isso é fundamental que a liderança seja uma interação mais humana, influenciadora e focada na aplicação de competências, assim como nos recursos necessários para a implementação dos projetos da empresa.

Nesse contexto, o papel do líder é criar condições para que a equipe alcance os objetivos definidos. Ele é o principal responsável por acompanhar o desempenho dos colaboradores e transmitir a cultura organizacional a todos os envolvidos.

Também é atribuição do líder ser uma espécie de facilitador para que os colaboradores possam exercer as suas funções da melhor forma possível, dentro de um clima agradável no ambiente de trabalho.

Pequenos conflitos em departamentos devem ser resolvidos em tempo hábil, caso contrário os desentendimentos podem prejudicar a produtividade do grupo. Esse cuidado constante com a saúde dos relacionamentos é extremamente necessário, pois dificilmente uma instituição conseguirá atingir as metas de um plano estratégico sem que o grupo esteja engajado com a missão.

A dificuldade em gerir pessoas é um dos principais desafios de líderes novatos. Geralmente eles se esquecem de zelar pela equipe e administram os negócios sob pressão, ou seja, completamente sobrecarregados.

Isso põe em risco tanto a qualidade de vida do líder, que passa a não ter tempo para outras atividades, quanto do grupo, que trabalha isoladamente, sem liderança.

Para compreender melhor como deve ser o desempenho do líder, nada melhor que analisar os principais erros que muitos deles cometem quando estão começando a carreira. Acompanhe cada um com atenção e fique longe deles!

5 erros mais comuns de liderança

1. Impor respeito por meio do poder

Muita gente acredita que liderar é usar o status do cargo para impor respeito. O resultado é o oposto, pois a reação da equipe é de medo, não respeito. Para conseguir a admiração das pessoas é preciso ser íntegro, honesto, justo e dar bons exemplos de ética e profissionalismo.

2. Ter dificuldade em transmitir feedback

A falta de diálogo é um dos principais indícios de uma liderança ineficiente. O ideal é estar sempre disponível para se comunicar, trocar ideias e, principalmente, dar feedbacks positivos (no intuito de enaltecer um mérito) ou negativos (a fim de reparar o que deve ser melhorado).

3. Ser parcial nas escolhas

É natural que o líder tenha mais afinidade com alguns colaboradores que outros, no entanto isso não deve ser motivo para que essas pessoas sejam suas protegidas. É importante agir com imparcialidade na hora de delegar atividades, sem oferecer privilégios exclusivos que beneficiem uma minoria.

4. Não motivar a equipe

O sucesso de uma empresa depende essencialmente das pessoas que trabalham nela. Uma equipe motivada é essencial para o desenvolvimento de uma gestão estratégica focada em resultados. Ignorar essa necessidade é um obstáculo que compromete gravemente a produtividade do grupo.

5. Comportar-se como um colega

É comum o líder ter receio de ser visto como a figura do chefe de antigamente, aquele que mandava. O resultado é que ele erra na medida e começa a agir como se fosse um colega. É preciso aprender a manter o equilíbrio nos relacionamentos e, acima de tudo, ser profissional.

Jamais confunda liderança com amizade, pois assim vai ficar muito difícil estabelecer limites. Seja gentil, mas aja com justiça e aponte falhas sempre que for necessário. 

Para que os objetivos da empresa sejam alcançados a médio e longo prazo, o ideal é que o líder esteja preparado para engajar os colaboradores e medir os recursos viáveis para aprimorar os resultados.

Dentro de uma gestão estratégica efetiva, tão importante quanto uma liderança inspiradora, são as pessoas que trabalham para colocar as ações em prática.

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